Veiligheid in teams

groeien in een functionele samenwerking

De gemiddelde Jeugdzorgwerker is sociaal sterk ontwikkeld (het wordt niet voor niets sociaal werk genoemd) en is goed in staat tot het aanvoelen van sfeer en oppikken van non verbale communicatie. Dit is van groot belang in het werken met gezinnen waar veel speelt en die soms liever niet het achterste van hun tong willen laten zien. Het sociale aspect heeft alleen niet enkel effect op de samenwerking met de gezinnen, maar heeft ook effect op de wijze van samenwerking in de teams.

In veel teams in de zorg is een sterke sociale cohesie een belangrijke waarde. De wil om samen te werken, aanvoelen wat de ander nodig heeft, er zijn voor elkaar en elkaar vooral niet verder willen belasten in een sowieso al pittige baan. Dit maakt dat het risico ontstaat dat de samenwerking voor een groot gedeelte zich kan gaan richten op het bewaken van deze sociale verhoudingen. Het daadwerkelijk verhogen van de functionaliteit en professionaliteit in het samenwerken, kan dan meer naar de achtergrond verdwijnen. Terwijl we het er allemaal over eens zullen zijn dat het leveren van gezamenlijk kwalitatief goed werk uiteindelijk het belangrijkste doel is. Deze processen gebeuren doorgaans dan ook niet bewust.

Voor het geval er zich puzzelaars onder ons bevinden, die herkennen dan mogelijk de volgende beschrijvingen die je tegen kan komen voor het begrip Sociaal; Gezellig levend, medemenselijk, menslievend en niet eigenwijs. Gezelligheid en medeleven voeren daar een boventoon in. Het lijkt vooral te gaan over aardig zijn en aardig gevonden willen worden. In het graag aardig gevonden willen worden, schuilt het risico een open en eerlijke samenwerking onvoldoende aan te durven gaan. Daarnaast speelt het durven toelaten van negatieve emoties bij elkaar en onderling ook een rol. Binnen een té sterk sociaal team, kan het de norm worden elkaar niet te willen kwetsen en niet nog meer spanning te willen veroorzaken onderling. In het voorkomen en proberen te vermijden van negatieve emoties en confrontaties, ontneem je elkaar echter ook de kans om daadwerkelijk te leren en te ontwikkelen. De kans om elkaar op een gezonde wijze te leren aanspreken en tot een hogere kwaliteit van ‘samen’werken te komen.

Zelf ben ik best fan van het credo “zonder schuring geen glans”. Maar eerlijkheid gebied mij te zeggen dat dit binnen verschillende samenwerkingen ook kan verschillen. Bij onderling vertrouwen, respect en de gezamenlijke doelstelling om te investeren in kwaliteit, weet je dat de ander zijn feedback gericht is op het vergroten van de professionaliteit of juist op het versterken van de verbinding. En niet bedoelt is als een afwijzing van jou als persoon. Daar durft men vaak wat meer de discussie op te zoeken. Je weet immers dat het doel van iedereen is het team tot een hoger niveau te brengen. Alleen is dit zeker niet automatisch in iedere samenwerkingsrelatie het geval! Sterker nog ik durf te stellen dat het omgekeerde het geval is;

Vertrouwen, samenwerken en veiligheid zijn werkwoorden!

Dit is iets wat groeit en waar bewust op geïnvesteerd dient te worden. Zelf heb ik ook duidelijk de mensen om me heen, waar ik dit vertrouwen blind bij heb en anderen die ik ‘minder goed ken’ waarbij dit nog spannend kan zijn. Juist daar waar het nog minder eigen is, is het des te belangrijker om het aan te gaan met elkaar. Om het onderlinge vertrouwen te verkrijgen, zal je het toch echt samen een aantal keer moeten meemaken om te ervaren / leren en samen veiligheid te ontwikkelen. Te ervaren dat het niet het einde van je samenwerking betekent en het daadwerkelijk waarde oplevert, om soms eens even te knetteren, het niet altijd eens te zijn, verschillende visies bespreekbaar te maken of de confrontatie op te zoeken.

Veiligheid in een team ontstaat niet vanzelf en een ander kan nooit voor jou veiligheid creëren. Afwachten tot het vanzelf veilig wordt of tot een manager, organisatie, collega of wie dan ook, de gewenste veiligheid wel even gaat regelen, leidt doorgaans tot meer frustratie en uiteindelijk juist tot meer onveiligheid.

Veiligheid en een open sfeer creëer je ten alle tijden samen.

Het bewust bespreekbaar maken en zelf stappen blijven nemen om de kwaliteit en de samenwerking te vergroten, maken dat uiteindelijk de veiligheid groeit en het vertrouwen gaat ontstaan om steeds beter de meer lastige en ingewikkelde dingen samen te kunnen bespreken.

Enkele bouwstenen die kunnen helpen om tot een gezonde functionele samenwerking te komen;

• ·      Stimuleer Nieuwsgierigheid. Door daadwerkelijk benieuwd te zijn naar de beweegredenen van iemand, verminder je de kans op veroordelen en vooroordelen. Zo ontstaat er ruimte om open naar elkaar te kunnen kijken en je referentiekader te verbreden.
• ·      Omarm verschillen en neem ze serieus. Gelukkig maar zijn er veel verschillende manieren en mensen. Juist die verschillen en elkaar daarin versterken en laten groeien, maken dat er een continue doorontwikkeling in het leren en reflecteren kan ontstaan.
• ·      Blijf altijd zoeken naar de positieve intentie onder het wellicht minder positief geuite gedrag. Er zijn gelukkig maar heel weinig mensen die echt voor hun plezier een ander af willen branden. Stiekem zit hier toch altijd wel, soms diep verstopt, een nobel streven onder om gezien, gehoord, serieus genomen te willen worden.
• ·      Leer fouten zien als een kans. Pas als er openheid begint te ontstaan waarbinnen professionals fouten durven toegeven, kan er samen van geleerd worden. Juist in het toedekken en niet durven onderkennen van fouten ontstaat onderlinge onveiligheid.
• ·      Ga regelmatig het gesprek aan. Ga er niet vanuit dat iedereen hetzelfde idee over kwaliteit heeft en wat daarvoor nodig is om dat te leveren. Ga met elkaar het gesprek aan over op welke manier een ieder zijn bijdrage wil leveren aan kwaliteit en hoe daarin de samenwerking van belang is. Bewust bespreekbaar maken hoe je als team de veiligheid hierin waarborgt is van groot belang.
• ·      Probeer je neiging om conflict te vermijden te onderdrukken. De meeste mensen staan niet te springen om in een discussie te verzanden of om minder prettige zaken bespreekbaar te maken. De eerste neiging is vaak om dit uit de weg te gaan. Alleen levert dit op lange termijn doorgaans meer ongemak en onvrede op, dan het ongemak om dit bewust aan te gaan.
• ·      Maak onderscheid tussen feedbackvormen op de persoon, op bepaald gedrag of gericht op een taak. Dit kan veel verduidelijken in de onderlinge communicatie naar elkaar. In de jeugdzorg werken veelal bevlogen professionals die als belangrijkste instrument om in te zetten, zichzelf hebben. Het kan dan voelen dat je als persoon afgewezen wordt. Terwijl het een bepaald gedrag of handeling is die wellicht als minder effectief wordt ervaren en waar het belangrijk is het gesprek open over te moeten kunnen voeren. Een gedraging of handeling die jij verricht zegt uiteindelijk weinig over wie jij als mens bent.
• ·      Goed voorbeeld doet goed volgen. Of je nu een leidinggevende functie hebt, een ondersteunende of een uitvoerende in het team bent; door vanuit respect en openheid jezelf te laten zien zowel in je complimenten als in het bespreekbaar maken van de ontwikkelpunten, ben je een voorbeeld in het aangaan van een professionele samenwerking.

sta*FIER* en creëer samen professionele veiligheid 

Geplaatst op 18 januari 2022 door Mandyfierstra@gmail.com

Samenwerken is een werkwoord

Maar wel een van mijn favoriete! 

Het einde van het jaar is altijd een goed moment om eens bewust terug te kijken en te reflecteren op alles wat er in een jaar zoal de revue heeft gepasseerd.

Voor mij heeft deze reflectie extra waarde gehad, omdat het de definitieve stap in mijn overgangsproces met zich meebracht. Ik laat de ‘veilige’ haven achter van een vast dienstverband in de functie van manager om een sprong te wagen als zelfstandige.

Het afgelopen jaar heb ik daar binnen de organisatie al een stap in mogen zetten, zo heb ik in het laatste kwartaal van 2020 mijn teams al losgelaten. Dat was het begin van mijn proces en niet een kleintje. Na 13 jaar was ik niet langer verbonden aan een team van uitvoerend jeugdbeschermers. Op zo’n moment merk je heel duidelijk hoe sterk je identiteit vervlochten kan raken met het werk dat je uitvoert!

Loslaten; ‘Dat was best een dingetje voor mij’.

Ik was er zo aan gewend om dag in, dag uit betrokken te worden bij alle mooie, leuke, maar ook heftige en zware situaties die zich voor kunnen doen in teams. Teams die nauw met elkaar samenwerken om de veiligheid van kinderen te waarborgen. De gezinnen waarin altijd wel iets gebeurt wat je verbaast en verwondert. Soms machtig mooi als je samen echt een verschil kan maken, maar soms ook een enorm machteloos gevoel kan geven als het niet gaat zoals je wilt. 

Daarnaast ben je als manager ook direct betrokken bij de ontwikkeling en groei die je medewerkers doormaken. Ik heb in die jaren zoveel enthousiaste jeugdbeschermers het werkveld binnen zien komen en een proces zien doormaken. Een proces waarin ze vol goede moed van start gingen, vervolgens overvallen werden door de dynamiek en verantwoordelijkheid van het werk, om uiteindelijk (gelukkig een groot deel) tot een balans te komen in wie ze zijn en hoe ze in het werk staan. Ook de ervaren jeugdbeschermers stonden nooit stil in hun proces. Er is veel veranderd in het werkveld de laatste jaren, waarvoor een enorme portie flexibiliteit en aanpassingsvermogen noodzakelijk waren. Maar ook als mens verander je en je omgeving, waardoor het altijd van belang blijft om balans op te blijven maken tussen wie je bent en hoe je in je werk staat.

Om je teamleden zich zo te zien ontwikkelen en daar iets aan bij te kunnen dragen, is als manager naar mijn mening, het mooiste wat er is. Dat ik mij daarmee niet langer verbonden voelde, voelde wel even als een gat waar ik in viel en ik mezelf een soort van opnieuw moest leren kennen zonder dat stukje van mijn identiteit.

In 13 jaar ‘managen’ heb ik niet alleen mijn medewerkers zien groeien. Ook ikzelf heb ontzettend veel mogen leren en ontwikkelen. Fascinerend om bij stil te staan blijft dan toch dat de meest heftige situaties mij uiteindelijk de grootste lessen hebben geleerd, waar ik nu alleen maar dankbaar voor kan zijn ze te hebben mogen meemaken.

‘Een ander perspectief geeft een nieuwe blik’

Gelukkig kwamen er mooie nieuwe uitdagingen op mijn pad, omdat ik de kans kreeg om mij binnen de organisatie te richten op verschillende projecten.

Het is ontzettend waardevol om af en toe eens fysiek je positie van kijken te veranderen, omdat dit je letterlijk een andere kijk op dingen geeft.

Het afgelopen jaar was ik niet meer direct onderdeel van de uitvoering, maar stond er een beetje naast en kreeg daarmee de mogelijkheid om op een meer neutrale, nieuwe manier naar de organisatie te kijken.

Mijn taken dit jaar waren afwisselend, zo mocht ik mij als kwartiermaker bezighouden met het versterken van het fundament om tot leren en ontwikkelen te kunnen komen zowel intern als extern in een samenwerkingsverband. Heb ik een werkgroep voor mogen zitten met als doel in de uitvoering de waarde achter klachten meer te gaan ervaren. En heb ik door middel van training en coaching teams van de ondersteunende diensten aan den lijve mogen laten ondervinden wat het werken met onze methodiek betekent en met zich meebrengt. Drie taken waar ik met heel veel enthousiasme mee aan slag gegaan ben en waarin ik weer nieuwe uitdagingen tegen gekomen ben. Andere competenties en vaardigheden heb kunnen aanspreken en weer allemaal nieuwe en bekende enthousiaste en betrokken medewerkers binnen en buiten de organisatie heb leren kennen in de samenwerking.

‘Divers en toch hetzelfde’

Het betroffen dan misschien wel verschillende taken, toch ervaar ik in mijn reflectie vooral overeenkomsten die bij allen van zeer groot belang zijn geweest.

Met als hoofdthema ‘Samenwerken’.

Samenwerken is namelijk een werkwoord. Het vereist inspanning, bewuste aandacht, inzet en tijd. Tijd die we soms niet denken te hebben, want we willen snel resultaten boeken en vooruitgang zien en ervaren. Maar écht komen tot samenwerking is niet 1,2,3 geregeld.

We willen allemaal zo ontzettend graag. Alleen weten we soms even niet hoe. Tegenstrijdige belangen en barrières die we onderweg tegen komen lijken samenwerking te frustreren en bemoeilijken. Hier de tijd voor nemen en elkaar, de belangen en behoeften goed blijven onderzoeken om te komen tot gemeenschappelijke doelstellingen, maakt dat het werken uiteindelijk echt samen plaats gaat vinden.

Goed samenwerken bevordert niet simpelweg de kwaliteit van het werk; het uiteindelijke resultaat. Het gaat veel verder dan dat. Het kunnen leren en ontwikkelen als individu en als groep, je onderdeel voelen van een geheel en samen ergens voor staan en gaan. Elkaar blijven stimuleren en motiveren en het beste in elkaar naar boven brengen en dat juist op de momenten dat dit niet vanzelf lijkt te gaan.

In elke taak heb ik het voorrecht gehad om de samenwerking te zien groeien en ontwikkelen. Waarbij dezelfde onderdelen ontzettend veel waarde hebben bijgedragen aan het versterken van het samenwerken.

1.      De hectiek van de dag ontstijgen om te werken vanuit overzicht.

Door voor ogen te houden waar we staan, vandaan komen en naartoe willen en bewust bepalen waar we zitten in het proces, hebben we de hectiek van de dag steeds weer kunnen ontstijgen en kleine stapjes kunnen zetten richting een verder liggende horizon. Daardoor bleef helder voor ogen wat we uiteindelijk wilden bereiken, terwijl je ook voelt dat je successen behaalt door er stapsgewijs naartoe te werken. 

2.      Het echte gesprek voeren

In alle samenwerkingen zijn op 1 of meerdere momenten pittige gesprekken gevoerd. Discussies over verantwoordelijkheden en verwachtingen. Soms eerst vanuit irritatie en onbegrip, waar vervolgens de ruimte ontstond om het vanuit wederzijds begrip en kwetsbaarheid open en eerlijk met elkaar aan te gaan. Deze gesprekken hebben juist geleid tot betere afspraken, meer verbinding en verdieping.

3.      Gebruik maken van krachten en valkuilen bewust tackelen

Elkaar leren kennen en gebruik maken van de verschillen en deze inzetten. Een gevolg van de eerste twee punten is dat je vanuit het proces doelgerichter keuzes kan maken wie, waarvoor het beste ingezet kan worden. Je open en eerlijk valkuilen met elkaar kan proberen te vermijden of daar acties op in kan zetten. Zijn er bijvoorbeeld mensen die door drukte onvoorbereid of geheel niet aan kunnen sluiten bij de overlegmomenten. Door hier open het gesprek over aan te gaan en te bespreken wie, wat kan betekenen, voorkom je dat een irritatie gaat opbouwen en kan je afspraken maken. Zodat iemand zijn deelname een meerwaarde kan hebben zonder misschien bij elk overleg aanwezig te zijn.

4.      Besef dat elke echte verandering tijd kost

Stiekem zou ik ook het liefste zeggen dat de processen in mijn taken compleet afgerond en met een strik eromheen, volledig de resultaten hebben opgeleverd die vooraf beoogd waren. Maar daar doe ik enorme ontwikkelingen mee tekort. Dan focus ik mij op statisch vooraf gestelde doelstellingen die onvoldoende rekening houden met onvoorziene omstandigheden. Barrières die tijd en aandacht behoeven, om echt tot de kern te kunnen komen om blijvende verandering mogelijk te kunnen maken. Als ik mijn stiekeme verwachtingen recht in de ogen aan durf te kijken, volgt vanzelf het besef dat ik enorm trots ben op de ontwikkelingen die ik heb zien ontstaan en durf ik te stellen dat in elk proces het fundament duidelijk versterkt is en de bouwstenen helder boven tafel zijn gekomen die tot de gewenste resultaten zullen gaan leiden.

Waarmee voor mij de reflectie op het afgelopen jaar tot een mooie eindconclusie komt:

Ik ben trots op de ontwikkelingen die ik heb zien ontstaan en dankbaar dat ik daar een deel van heb uit mogen maken. Ik heb anderen zien leren en ontwikkelen, zelf geleerd en me verder kunnen ontwikkelen. Ik heb samenwerkingen zien ontstaan en zien versterken en heb vol vertrouwen in hoe de bouwstenen door hen verder vormgegeven zullen worden tot een mooi geheel.

Ik heb mijn ‘werk’identiteit binnen en buiten het werk een stukje kunnen herdefiniëren. Waarmee ik mijn waarden en visie als mens heb kunnen versterken. Wat maakt dat ik met een goed gevoel dit laatste stukje vaste verbinding los durf te laten. Op naar een jaar waarin ik mijn verdere identiteit als zelfstandige verder ga ontdekken en leren kennen…

sta*FIER*